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事業拡大と従業員の活躍を支える「戦略総務」として、グループ全体の成長に貢献

–総務部のミッションを教えてください。

総務部のミッションは、グループ全体の成長と挑戦を、盤石な管理体制で支え、従業員が最高のパフォーマンスを発揮できる環境を整えることです。

オープンハウスグループは、創業以来驚異的なスピードで成長を続ける「ベンチャー企業」です。この成長を止めないためには、単に既存の業務をこなす「守りの総務」ではなく、事業拡大に合わせてオフィス戦略、資産管理などを先回りして企画・実行する「攻めの姿勢」が求められます。

そして、グループの成長の源泉は「人」です。従業員が安心して、かつ意欲的に働ける環境を整備することは、総務の重要な役割だと認識しています。快適なオフィス環境の提供、業務で利用する車両の管理や、万が一の事故時の対応など、現場の従業員が営業活動に専念できるような環境を整えています。
また急成長する組織では、業務フローやコスト構造が複雑になりがちです。我々総務部は、グループ全体を見て資産を最適に管理し、あらゆる非効率をなくすことを意識しています。

オープンハウスグループの総務部は、単なる事務・管理部門ではなく、企業の成長戦略と従業員の活躍を根底から支える「戦略総務」であると自負しております。

–具体的な業務内容を教えてください。

実務ごとにグループ単位で業務を担当しています。具体的には以下の通りです。

①車両管理
全社で1,000台を超える車両と駐車場の契約管理、事故時の対応を行うとともに、事故削減の施策や業務効率化のためのBPOなどを企画。

②ファシリティ管理
オフィスの新設やレイアウト変更をはじめ、デスクやリース機器などのオフィスインフラの管理を担当。

③宅建業管理
宅建業の免許の管理、取引士の資格の管理を担当。成長に応じた組織変更が多い当社において、スピードとコストを重視し、取引士の専任等必要な手続きをすべて自前で対応している。

④イベント企画
年4回開催される、営業社員の大きなモチベーションの一つ「表彰式」など、社内イベントの企画・運営を担当。

⑤受付・庶務
丸の内本社の受付・接客室の運営、備品や名刺の発注/承認を担当。

また各グループを横断し、全社的なプロジェクトを進めるための⑥プロジェクト推進グループがあります。各発注システムなどの見直しや、新規サービスの導入コンペを行います。どのグループにおいても、ルーティンだけでなく、担当業務における業務改善は都度起案し、実行しています。

自分の仕事が会社の成長と従業員の活躍に直結

–身につけられるスキルについて教えてください。

総務部は英語で「General Affairs」と表現される通り、良い意味での「何でも屋」として、管理部門における幅広い経験・知識を身に着けることができます。

車両やリース、不動産賃貸借といった契約管理は総務の基本ですが、当社ではその数が年間数百、数千件に及びますので、それらを漏れなく対応するためのタスク管理能力は必然的に身につきます。
またそれらを従来通りのやり方で管理していると、会社の成長に伴い管理コストも肥大化してしまいますので、コストや工数を抑えるために、より効率的な業務プロセスへと改善する企画力を鍛えることもできます。

日々の業務において、社内外のあらゆる人と関わるため、社内調整力や社外交渉力といったビジネスパーソンとしてのポータブルスキルが身に付きます。
組織拡大に伴うオフィス開設やレイアウト変更も多く、「実際にやってみる」機会がたくさんあることもオープンハウスグループの魅力だと思います。弊社では多くの経験を通じ、実戦的な知識を習得することが可能です。

–総務部で働くメリットを教えてください。

まず総務部は、現場と直接かかわる機会が多いため、日々の業務や企画において現場のリアクションを直接感じられるというメリットがあります。

自分が考え実行した企画で、現場の従業員の生産性が上がり、ひいては事業部の数字が伸びていく。自分が整備した制度によって、従業員が安心して働けるようになる。このように、自分の仕事の成果が、会社の成長や従業員の活躍に直接的につながっていることを強く実感できることが、総務部の面白さです。
また総務部は社内のあらゆる部署と関わりを持つため、「会社がどのように動いているのか」「部署同士がどう連携しているのか」を肌で感じ、理解できる部署です。

全体を俯瞰して見て、全社の業務フローの設計にも関わることができるため、より影響力の大きい仕事がしたいと考える人にとって、総務部で働くことは大きなメリットがあると思います。

ダイナミックな変化を楽しみ、自らが組織を改善する

– 今後の総務部の目標について教えてください。

「日本一の総務部になること」です。

不動産業界で日本一を目指す会社の総務部として、自分たち自身も「日本一」だと胸を張れる組織にしたいと考えています。
「日本一の総務部」という表現はやや漠然としていますが、それを具体化していくこと自体も、我々のミッションだと捉えています。例えば、総務業務に係るコストや工数は、その指標の一つになると思います。お金をかけて良いものを作れるのは当たり前で、同じオフィスを作るとしても、より少ない工数とコストで良いものを仕上げるのが、プロではないでしょうか。
最近は「戦略総務」という、従来の受動的な総務業務から脱却し、企業の課題解決や成長を能動的にサポートする、新しい総務の在り方が求められていますが、我々はこの言葉が世の中に出てくる前から「攻めの総務」を目指して活動していました。

現状分析と業務効率化を行い、経営層と現場、どのどちらからも頼られる「日本一の総務部」になるため、日々妥協せず課題感をもって業務に取り組んでいます。

– 最後に、どのような人が総務部に向いていると思いますか。

いわゆる「総務」と聞くと、備品の発注などの庶務やルーティンを行う部署というイメージを持たれると思いますが、オープンハウスグループの総務部で求められるのは、「不動産業界で日本一を目指す会社の土台作り」に貢献できる人材です。

オープンハウスグループは、M&Aなどの事業拡大により、組織の状況がダイナミックに変化します。極端なことを言うと、昨日決まったことが今日変わることもあり得ます。そうした変化をストレスと捉えず、「どうすれば最適に対応できるか」と前向きに楽しめる柔軟性、そして会社の成長スピードに遅れを取らない迅速な対応力は、オープンハウスグループにおいて不可欠であると考えています。

また会社の変化についていくだけではなく、「こうしたらもっと組織が良くなるのでは？」と考え、自ら変化を起こすことも必要です。そういった企画に対する社内の決裁スピードはとても早く、業務改善志向のある方にとっては強い手ごたえ感じられる環境だと思います。