「一般職の概念が変わる」という言葉に惹かれて。役員秘書を務める総務部員が語る、熱量を向けられる仕事との出会い

オープンハウスの事務総合職は、ルーティン業務にとらわれません。フロントに立つ営業職をサポートするだけでなく、主体的かつ能動的に業務に臨むことで、活躍できる場がぐんぐんと広がっていくことが特徴です。今回は事務総合職として受付業務を担当した後、総務部業務改善グループに合流。その前向きな仕事への姿勢が評価され、現在は専務秘書も兼務する総務部の佐藤雅彩さんに、事務総合職の魅力と社員をサポートする立場から見た、オープンハウスで働く醍醐味についてお聞きしました。

会社全体の業務改善に取り組みながら、秘書業務にもチャレンジ

総務部は、社内のさまざまな業務を多岐にわたりサポートする部署で、いくつかのグループに分かれています。例えば、社用車を管理する「車両管理グループ」、事務所の新設に対応する「ファシリティマネジメントグループ」、宅建業務の管理を行う「宅建業管理グループ」、そして2023年4月に発足し、現在私が在籍する「業務改善グループ」などがあります。また、私が入社から3年半担当していた受付も総務部の管轄ですね。

総務部のメンバーはそれぞれの領域において、毎日決まった業務をルーティン的にこなすのではなく、グループのミッションに沿って、自ら必要だと思ったことに主体的に取り組みます。総務部や事務職に対する一般的なイメージとは異なり、オープンハウスの総務部は自分で考え、自ら行動に移す働き方ができるんです。

私が所属する業務改善グループは、社内の業務効率化や改善に取り組んでいます。その中での私のミッションは、「属人化の排除」です。というのも、総務部にはグループごとの業務の他に、総務部全員が共通して担当する業務もたくさんあるんです。これまでは、その共通業務のやり方や認識が人によって違うことがあり、新しいメンバーが入ってきた時に共有しづらいことがありました。そこで、私がメイン担当となって、共通業務を見直して曖昧な内容を潰し、マニュアル化することにしたんです。その成果が、総務部員が参照できる「総務ポータル」です。

このポータルを見れば、全員が共通業務を同じクオリティで行えます。それによって、人員の状況が変わっても総務部の仕事が安定するのはもちろん、他部署に迷惑をかけることも防ぎ、オープンハウス全体の業務効率や円滑さが向上しました。

また、私は2023年9月から役員秘書も兼任しています。経営企画本部、そしてコーポレート部門全体も見られている専務につき、社内外の日程調整、会食の手配、お礼状の執筆などを担っています。まだこちらの業務は経験が浅いですが、専務のサポートを通して、会社に貢献することも新たなミッションに加わりましたね。

普段は専務のスケジュールに沿って動いているため、現在は秘書業務が8割、業務改善グループの業務が2割の時間バランスで仕事をしています。

「やりがいをもって楽しく働ける」と感じた事務総合職の仕事

実は、私はもともとアナウンサーになりたかったんです。でも残念ながら採用に至らず、就職活動そのものが嫌になった時期もありました。だけど、夢がかなわなかったからといって無気力になってしまったら、今まで頑張ってきた自分を裏切るような気がして……「今まで携えてきた熱量を向けられる仕事に出合いたい」という気持ちで、就職活動を再スタートしました。

そんな時に、｢一般職の概念が変わる説明会｣というキャッチフレーズに惹かれて、オープンハウスの会社説明会に参加したんです。たくさんの先輩社員の方と話していく中で、オープンハウスには、与えられた業務だけではなく、自分のやりたい仕事や新たなことに挑戦させてもらえる環境があると感じたんです。この会社でなら、やりがいをもって、楽しく働けると感じて入社を決めました。

受付時代はお客さまをお出迎えするといった基本業務とともに、「総務部の一員としてもっと仕事を覚えたい！」という気持ちから、総務事務の仕事も積極的に巻き取っていました。その姿勢を評価していただき、3年半経った頃に業務改善グループに合流したんです。

秘書業務に関しては、自ら手を挙げたわけではないのですが、内心ではずっと興味があったんです。その気持ちを上司が感じとってくださったのか、未経験の私にチャンスを与えてくれて、通常業務と兼務することになりました。オープンハウスには、常に社員のチャレンジを応援する空気がありますね。

でも最初は、秘書として何をすればいいのか右も左も分かりませんでした。ですからまずは専務からの信頼を得ることを心がけながら仕事を掴んでいきましたね。それでも、どうしても分からないことは、正直に「ここが分からないため、教えてください」と専務に聞きました。専務も「ひとつずつ覚えていけば大丈夫ですよ」と温かい言葉をかけてくださり、成長するための環境にも恵まれていると感じています。

急成長するオープンハウスにおいて、総務部は社内外をつなぐハブ的な存在です。例えば秘書業務では、スケジュールが分刻みで詰まっている専務の予定をダブルブッキングさせないことはもちろん、できる限り前後の余裕を持たせて調整することで、役員の業務が円滑になるようサポートしています。

また他部署が物品を購入する時は、総務部が承認してから正式発注する仕組みになっています。このプロセスでは、営業センターでお客さまにお出しする飲み物ひとつとっても、お客さまの満足度を意識して選びます。このように間接的ではありますが、実は積極的にオープンハウスの事業をバックアップしているんです。

とりわけ私がいる業務改善グループは、総務部の他グループの仕事をも支える役割を担っていると捉えています。他部署や他グループの動きをより加速させるエンジンとして動き、オープンハウスの成長を駆動することができたらうれしいです。

「自分に負けず嫌い」の精神で、社内の仕事を巻き取っていく

今まさに活躍する上司や先輩の様子から想像するに、自分で設定した目標を着実にクリアすることや、それに向き合う姿勢が、評価軸のひとつのように感じます。一例を挙げると、「コスト削減」というテーマをもって、現状これだけかかっているコストをいつまでにこのぐらいダウンする、という具体的な目標を立て、自分がメインとなって取り組み達成すること。こういった物事を推し進める主体性があるかどうかを、よく見られている感覚がありますね。

以前、他部署からの備品の発注申請を効率化するために、全社統一の物品台帳を作成したことは思い出深いですね。過去の発注履歴を確認しながら、コスト面も踏まえて「ボールペンであればこの品番のものを頼む」といったガイドラインを設けました。

これによって「こっちのペンにしてください」と総務部から連絡して再申請してもらう手間が減りましたし、現場の社員からも「何を注文すればいいのか分かってとても助かる」と言ってもらえました。総務部が会社全体のために良いと考えることと、現場からの要望を一致させる難しさを痛感しているだけに、この反応はとてもうれしかったですね。

秘書業務も、最初の1カ月は無我夢中でしたが徐々に身体に馴染んできて、今は段取りも上手く組めるようになりました。仕事を心から楽しんでいますし、要領をつかめてきた分、業務改善グループの仕事に割ける時間も増えてきて、自分ができる仕事の幅がどんどん広がっていることを実感しています。

昔から「自分に負けず嫌い」なところがあると思います（笑）。アナウンサーの夢がかなわなかった時も、それで自分を甘やかすのは“逃げ”だと感じました。今も、総合職に転換してやるべきことが増えたからといって、「これはもうやらない」と以前の仕事を放棄するのは逃げだと思っています。

そういう投げやりな姿勢は、後輩に絶対に見せたくないんです。こう思えるのは、オープンハウスで一緒に働く上司や先輩たちが、年次が上がったり役職についたりしても変わらず、前のめりで仕事に取り組む背中を見てきたからですね。私が事務総合職の頃から大事にしてきた、自ら仕事を巻き取る精神は、これからもずっと携えていたいです。

頑張っている姿を見逃さず、正当に認めてくれる環境がある

新しい仕事に挑戦する機会を与えてくれて、かつ一度失敗したとしても挽回のチャンスが必ずある会社です。また、先輩方は常に先を走ってくれますが、一方で、後輩の横で一緒に走ってくれている感覚もありますね。会社の急速な成長とともに変化する部分も多いですが、このカルチャーはずっと変わっていません。最近では採用面接に関わることも多いのですが、就活生の方々から「どうしてもオープンハウスがいいんです」「ここでなら全力で働ける」といった言葉をもらうと、会社のポジティブな勢いが外部にも伝わっているんだと実感します。

オープンハウスは、社員全員が同じ目標に向かって、それぞれが前を向いて仕事をしている会社です。同じように向上心を持って仕事に励み、自分から周囲に良い影響を与えるような方が仲間に入ってくれたらさらに心強いし、もっと素敵な会社になれると思っています。

一般的には裏方のイメージが強い事務総合職や総務部の頑張りも、この会社では必ずどこかで誰か見ていて、正当に認めてもらえます。人をサポートしたいという気持ちがある方には、活躍できるチャンスがたくさん待っていますよ！

急成長企業のメンバーの熱量を最大限発揮させる、総務部門の存在感

新卒入社して5年、受付、業務改善、秘書とパワフルに活躍の場を広げ続ける佐藤さん。彼女が語る仕事への価値観や働く楽しさから、持ち前の前向きさやひたむきさをさらに加速させるオープンハウスの環境がうかがえました。社内外をつなぐハブとして不可欠な総務部によって、オープンハウスの成長はますます加速することでしょう。